Menulis email bahasa Mandarin: permintaan, tindak lanjut, dan perubahan jadwal

Email Mandarin yang efektif membantu pembaca menemukan tiga hal: apa urusannya, tindakan apa yang diminta, dan kapan diperlukan. Tidak semua kebiasaan surat Indonesia perlu diterjemahkan secara harfiah. Pembuka panjang seperti dengan hormat atau sehubungan dengan dapat dipadatkan jika sapaan dan tujuan pesannya sudah jelas. Kesopanan tetap dijaga lewat pilihan kata, kelengkapan informasi, dan ruang bagi penerima untuk menyampaikan kendala.

Buat subjek yang dapat dicari kembali

主题 sebaiknya menyebut urusan dan tindakan, misalnya 确认会议时间 untuk mengonfirmasi waktu rapat. Subjek yang hanya berisi 你好 tidak membantu penerima membedakan pesan Anda dari percakapan lain. Jika ada nomor proyek yang biasa dipakai tim, sertakan seperlunya.

Awali isi dengan sapaan yang benar, misalnya 李经理，您好. Jangan menebak nama keluarga atau jabatan dari alamat email. Bila belum tahu cara menyapa, gunakan bentuk netral yang sesuai lalu langsung jelaskan alasan menghubungi. Dalam bahasa Indonesia, Yth. bukan padanan satu kata yang harus selalu muncul dalam setiap email Mandarin.

主题：确认周五会议时间

Zhǔ tí: què rèn Zhōu wǔ huì yì shí jiān.

Subjek: konfirmasi waktu rapat Jumat

Subjek menyebut tindakan dan urusan.

Permintaan sopan tetap membutuhkan rincian

请您确认 meminta penerima mengonfirmasi sesuatu. 能否 menanyakan apakah tindakan dapat dilakukan, sedangkan 是否 menanyakan apakah suatu keadaan atau pernyataan benar. Jika meminta berkas, sebutkan nama, versi, dan tenggat yang diperlukan agar penerima tidak harus menebak.

尽快 berarti sesegera mungkin, tetapi tidak menetapkan jam yang sama di pikiran semua orang. Untuk pekerjaan lintas Indonesia dan Tiongkok, jangan hanya menulis jam tanpa zona waktu. Indonesia sendiri memiliki beberapa zona waktu, jadi gunakan zona yang disepakati tim dan tanggal yang lengkap bila berpengaruh pada tenggat.

能否在周五下午三点前发给我？

Néng fǒu zài Zhōu wǔ xià wǔ sān diǎn qián fā gěi wǒ?

Apakah bisa dikirim kepada saya sebelum pukul tiga sore hari Jumat?

Pada email sebenarnya, tambahkan nama berkas dan zona waktu.

Tindak lanjut perlu rujukan, perubahan perlu pembanding

跟进 berarti menindaklanjuti. Rujuk pesan atau pekerjaan sebelumnya, lalu tanyakan status tertentu. Menulis sudah bagaimana? tanpa objek dapat membuat penerima mencari percakapan lama. Jika waktunya berubah, 原定 membantu membedakan jadwal semula dari jadwal yang diusulkan.

附件 berarti lampiran. Sebelum mengirim, periksa bahwa berkas benar-benar terpasang dan versinya sesuai. 请查收附件 memberitahukan adanya lampiran, tetapi belum menjelaskan apakah penerima perlu membaca, mengoreksi, atau menyetujui. Sebutkan tindakannya secara langsung.

原定周二的会议改到周三，您方便吗？

Yuán dìng Zhōu èr de huì yì gǎi dào Zhōu sān, nín fāng biàn ma?

Rapat yang semula dijadwalkan Selasa dipindah ke Rabu. Apakah Anda bisa?

Tambahkan tanggal dan jam lengkap dalam komunikasi kerja.

Kosakata untuk diulang

Kata dan ungkapan dalam artikel ini. Buka kata di kamus untuk melihat pelafalan dan maknanya.

Bahasa Mandarin	Pinyin	Makna dalam pelajaran ini
邮件	yóu jiàn	email; surat
主题	zhǔ tí	subjek; topik
回复	huí fù	membalas; balasan
附件	fù jiàn	lampiran
确认	què rèn	mengonfirmasi
跟进	gēn jìn	menindaklanjuti
安排	ān pái	mengatur; pengaturan
原定	yuán dìng	yang semula dijadwalkan
方便	fāng biàn	nyaman; memungkinkan dari segi waktu atau keadaan
麻烦	má fan	merepotkan; ungkapan meminta bantuan
是否	shì fǒu	apakah
能否	néng fǒu	apakah dapat

Cara menggunakan kosakata ini

麻烦

麻烦您 mengakui bahwa kita meminta waktu atau bantuan penerima. Ungkapan ini tidak menggantikan penjelasan tugas dan tidak perlu diulang pada setiap kalimat.

麻烦您确认一下附件中的数量。

Má fan nín què rèn yí xià fù jiàn zhōng de shù liàng.

Mohon bantu konfirmasi jumlah yang tercantum dalam lampiran.

Permintaan menyebut tindakan serta data yang harus diperiksa.

回复 adalah membalas, bukan otomatis menyetujui. Jika yang dibutuhkan persetujuan atau konfirmasi penerimaan, sebutkan jenis jawaban tersebut.

收到后请回复确认。

Shōu dào hòu qǐng huí fù què rèn.

Setelah diterima, mohon balas untuk mengonfirmasi.

Meminta konfirmasi penerimaan berkas.

Uji pemahaman Anda

Pilih jawaban atau ucapkan jawaban sendiri sebelum membuka penjelasannya.

Apa beda 是否 dan 能否?

Lihat jawaban dan penjelasan

是否 menanyakan apakah suatu keadaan benar. 能否 menanyakan apakah tindakan dapat dilakukan.

Apakah 请查收附件 sudah menjelaskan bahwa penerima harus mengoreksi angka?

Lihat jawaban dan penjelasan

Belum. Frasa itu memberi tahu adanya lampiran; tambahkan permintaan spesifik, misalnya mengonfirmasi jumlah atau memberi koreksi.

Pertanyaan umum

Apakah setiap email harus ditutup dengan 此致敬礼?

Tidak. Banyak email kerja dapat diakhiri dengan ucapan terima kasih, nama, dan informasi kontak. Ikuti tingkat formalitas hubungan serta kebiasaan organisasi.

Bagaimana menghindari email sopan yang justru tidak jelas?

Letakkan tujuan lebih awal, sebutkan berkas atau keputusan yang dimaksud, berikan tenggat yang lengkap, dan tanyakan kesanggupan penerima bila perlu.

Lanjut belajar

Tulis tanda nada dengan alat pinyin.

Referensi dan bacaan lanjutan

Panduan bahasa dan kebiasaan email kerja Mandarin

Contoh dan latihan dalam pelajaran ini ditulis khusus. Penggunaan bergantung pada penutur, hubungan, dan situasi.